Eigen e-mail instellingen

In Happynizr kan je e-mailberichten versturen vanuit een e-mailadres voorzien van je eigen domein. Voor het correct instellen van het Private label moeten een aantal DNS-instellingen in jouw domein worden doorgevoerd. Hieronder wordt uitgelegd welke zaken in het DNS geregeld moeten worden, zodat e-mailberichten niet in de spam belandt, of wordt gezien als phishing.

Happynizrmaakt gebruik van protocollen voor e-mailverificatie. SPF, DKIM en DMARC zijn de drie belangrijkste protocollen voor e-mailverificatie. Samen voorkomen SPF, DKIM en DMARC voor jou als gebruiker van het domein, dat onbevoegde bronnen jouw domein gebruiken om frauduleuze e-mails te versturen. SPF en DKIM helpen de legitimiteit van e-mailberichten aan te tonen, terwijl DMARC de e-mailserver van de ontvanger instrueert wat te doen met e-mails die de verificatiecontroles niet doorstaan.

• SPF (Sender Policy Framework): Controleert het IP-adres van de afzender om er zeker van te zijn dat deze geautoriseerd is om e-mails namens jouw domein te verzenden.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Voegt een digitale handtekening toe aan e-mails om de identiteit van de afzender te verifiëren en geknoei met berichten te voorkomen.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance):
  Biedt een beleidsraamwerk voor het afdwingen van SPF- en DKIM-controles en het genereren van rapporten over e-mailverificatieresultaten.

Wat moet ik doen om het Private label in te stellen?
Via het menu Private label in het tabblad E-mail instellingen kan je na het opgeven van het e-mailadres het domein verifiëren. In het scherm verschijnen een aantal DNS-instellingen (DNS-records) welke ingesteld dienen te worden in het domein van het opgegeven e-mailadres.

Als de DNS-records correct zijn ingevuld worden de instellingen afgerond en kan er vanaf dat moment vanuit Happynizr alleen nog gemaild worden met het opgegeven e-mailadres.
Tip: Zijn er meerdere gebruikers van verschillende afdelingen die Happynizr gebruiker, kies dan voor een meer algemeen e-mailadres, zoals onderzoek@jouwdomein.nl.

Waar moet ik de DNS-instellingen aanpassen?
De DNS-instellingen dienen doorgevoerd te worden bij de partij waar jouw domein is geregistreerd. Via de technische contactpersoon in jouw organisatie kun je de DNS-gegevens laten wijzigen.

Waarom kan Happynizr de DNS-instellingen niet doorvoeren?
Het domein waar de DNS-instellingen moeten worden aangepast is in beheer van de gebruiker en niet van Happynizr. Vaak loopt het domein via de ICT-afdeling van een organisatie, of maakt de organisatie gebruik van een ICT-dienstverlener die de organisatie ontzorgt. Het is dus aan de gebruiker om de beheerder van het domein te contacten om de DNS-instellingen correct door te voeren.

Hoe weet ik of mijn SPF-record correct is ingesteld?
Binnen Happynizr controleren we of het gekozen e-mailadres om mee te verzenden de tekst
“v=spf1 include:mailgun.org ~all”
in het SPF-record verwerkt is. Is dit het geval, dan zul je bij het Private label op het tabblad E-mail instellingen een groen balkje zien met de tekst "Domein is geverifieerd".
Let op:
Bij het SPF-record staat "include:mailgun.org" en niet "include:happynizr.com", omdat Mailgun.org de partij is waarmee Happynizr grote aantallen e-mailings veilig verstuurt. Uiteraard voldoet het bedrijf Mailgun.org aan de strenge beveiligingsvereisten en AVG-regelementen die Happynizr stelt aan een onderliggende verwerkende partij.
Het kan zijn dat de waarde in de SPF-record staat, maar dat deze alsnog niet goed werkt. Je kunt je SPF-record controleren via een online SPF Checker. Mocht er een fout in staan dan geeft deze tool hier een melding van.

Is enkel een SPF-record voldoende?
Nee. Tegenwoordig voldoet enkel een SPF-record niet meer. Door de strengere regels welke mailproviders hanteren dient er ook een DKIM-record te worden toegevoegd.

Wat is een DKIM-record?
Een DKIM-record is een DNS-record dat e-mails beveiligt met een digitale handtekening. Het koppelt een cryptografische sleutel aan het domein (domainkey), zodat ontvangende servers kunnen verifiëren of de e-mail authentiek is en niet is gewijzigd. DKIM helpt vertrouwen op te bouwen en beschermt tegen phishing en e-mail manipulatie.

Hoe weet ik of mijn domainkey correct is ingesteld?
Domeinnaam providers verwachten een DKIM-record die uit één lange waarde bestaat. Happynizr toont de waarde van de domainkey in het menu Private label bij het tabblad E-mail instellingen. De sleutel (mta._domainkey.jouwdomein.nl) verschijnt, zodra je op de knop "Verifieer domein" hebt geklikt. Als de domainkey correct is overgenomen in de DNS-instellingen zal je een groen balkje zien met de tekst "Domein is geverifieerd".